KI-Agent für Förderanträge: Aufbau und Grenzen
Wie ein KI-Agent einen echten Förderantrag bearbeitet hat: Projektstruktur, drei Arbeitsregeln, Browsersteuerung — und wo er aufhören muss.
Die meisten bauen KI-Agenten als schnellere Tipper ein. Bei einem echten Förderantrag hat sich gezeigt, dass das die schwächste Stelle ist — und wo der Nutzen stattdessen liegt.
Der Anlass war unser eigener Antrag auf Forschungszulage. Ein Claude-Code-Agent hat dabei mitgearbeitet: Belege gelesen, die Bemessungsgrundlage hergeleitet, gegen die Buchhaltung gegengerechnet und das Portalformular ausgefüllt. Dieses Playbook beschreibt den Aufbau, damit du ihn für deinen eigenen regelgebundenen Prozess nachbauen kannst — einschließlich der Stellen, an denen es nicht funktioniert hat.
Das Verfahren selbst — zweistufig, Bemessungsgrundlage, die sieben teuren Fehler — steht im Begleitartikel Forschungszulage beantragen. Hier geht es nur um die Arbeitsweise.
Der Agent lebt in einem eigenen Repository, github.com/locagoi/forschungszulage-leitfaden — privat, weil der Ordner akte/ echte Unternehmensdaten enthält, aber als Beleg dafür, dass hier kein Konzept beschrieben wird, sondern ein Projekt, mit dem wir unseren eigenen Antrag tatsächlich bearbeitet haben.
Das Ergebnis vorweg
Der Agent hat drei echte Fehler in den Unterlagen gefunden:
- Eine Pauschale von 15 Prozent auf die F&E-Löhne, gestützt auf einen Paragraphen, der etwas völlig anderes regelt. Sie steht in mehreren kursierenden Berechnungsvorlagen. Im Gesetz gibt es sie nicht.
- Einen Bruttolohn, der in zwei Fassungen desselben Dokuments unterschiedlich hoch war.
- Einen Restbetrag auf dem Fremdleistungskonto, der im Antrag nirgends auftauchte — möglicherweise ungenutzte Förderung.
Alle drei entstanden beim Abgleich zwischen Quellen. Keiner beim Ausfüllen. Das ist die eigentliche Lehre und der Grund, warum die Projektstruktur unten so aussieht, wie sie aussieht.
Was sich eignet und was nicht
| Gut geeignet | Ungeeignet |
|---|---|
| Belege lesen und gegeneinander abgleichen | Anmeldung an Portalen |
| Zahlen aus mehreren Quellen rekonstruieren | Endgültiges Einreichen |
| Widersprüche zwischen Dokumenten finden | Fachliche Tatsachen liefern, die nirgends stehen |
| Formularfelder systematisch befüllen | Rechtsverbindliche Erklärungen abgeben |
| Feldbeschriftungen und Limits auslesen | Beurteilen, ob eine Tätigkeit wirklich Forschung war |
Die Trennlinie ist einfach: Der Agent arbeitet mit dem, was belegt ist. Alles, was nur ihr wisst, müsst ihr liefern.
Schritt 1: Projektkontext, der Sitzungen überdauert
Ein Agent vergisst zwischen Sitzungen alles. Der Stand gehört deshalb in Dateien, nicht in den Chatverlauf. Diese Struktur hat sich bewährt:
projekt/
CLAUDE.md Einstieg: Beteiligte, Stand, Arbeitsregeln, Verweise
referenz/ Fachwissen — generisch, nicht projektspezifisch
verfahren.md
bemessungsgrundlage.md
haeufige-fehler.md
akte/ Die eigenen Daten — vertraulich
stammdaten.md
bemessungsgrundlage.md
offene-punkte.md Was ungeklärt ist, mit Betragsrisiko
stundennachweis.mdDie Trennung zwischen referenz/ und akte/ ist der wichtigste Teil und sollte technisch durchgesetzt sein, nicht bloß Konvention: der Agent liest aus referenz/, bevor er fachlich argumentiert, und schreibt ausschließlich in akte/.
Das hat zwei Effekte. Fachliche Aussagen sind an eine nachlesbare Quelle gebunden statt an Modellwissen. Und beim Weiterverwenden — Blogartikel, Schulungsunterlage, Angebot — ist sofort klar, welcher Ordner öffentlich werden darf und welcher unter keinen Umständen.
Schritt 2: Die drei Arbeitsregeln
Diese drei Sätze haben in der Praxis zwei echte Fehler gefunden. Sie gehören wörtlich in die CLAUDE.md:
Primärquelle schlägt Zusammenfassung. Lohnsteuerbescheinigung vor Lohnjournal vor eigener Berechnungstabelle. Wo Dokumente sich widersprechen, ist das ein offener Punkt, keine Rundungsfrage.
Keine Zahl erfinden. Wo ein exakter Wert fehlt, Spanne angeben und als offen markieren.
Nichts in ein Portal eintragen, bevor die Feldbeschriftung gelesen ist.
Die erste Regel ist die wertvollste. Ohne sie mittelt ein Agent zwischen widersprüchlichen Quellen oder nimmt die zuletzt gelesene — genau so verschwindet ein Fehler, statt aufzufallen. Mit ihr wird der Widerspruch zu einem Eintrag in offene-punkte.md, mit Betragsrisiko dran.
Übertragen auf deinen Prozess heißt „Primärquelle” das Dokument, das jemand nach außen verantwortet hat: der übermittelte Steuerbeleg, der unterschriebene Vertrag, der Kontoauszug. Nicht die interne Tabelle, die daraus gebaut wurde.
Schritt 3: Belege als Kontext
Zwei Wege, die sich ergänzen:
Dokumentenablage anbinden. Über eine Drive- oder SharePoint-Anbindung sucht der Agent selbst. Das ist dem Hochladen überlegen, weil er auch findet, wonach ihr nicht gefragt habt. In unserem Fall lag ein entscheidender Vertrag nicht im Förderordner, sondern im Personalordner — gefunden über eine Volltextsuche nach einer Formulierung daraus.
Einzelne Dateien hochladen für alles, was nicht in der Ablage liegt: Rechnungen aus dem Postfach, Verträge aus einem Signaturdienst, Screenshots.
Nach Ertrag sortiert, was sich als Kontext gelohnt hat:
- Lohnsteuerbescheinigungen — die verlässlichste Lohnquelle, weil an die Finanzverwaltung übermittelt
- Verträge mit Beschäftigten und Auftragnehmern — sie entscheiden über die Einordnung
- Rechnungen der Auftragnehmer — Sitz, Leistungsbeschreibung, Beträge
- Kontoauszüge — Zahlungsabfluss im Wirtschaftsjahr
- Gewinn- und Verlustrechnung — für die Gegenprobe
Schritt 4: Die Gegenprobe — hier entsteht der Nutzen
Der Schritt, den fast niemand macht und der alle drei Funde gebracht hat: die angesetzten Zahlen gegen die Buchhaltung rechnen.
Die Summe der angesetzten Löhne muss sich in der Gewinn- und Verlustrechnung wiederfinden — Gehälter, Geschäftsführergehälter, gesetzliche Sozialaufwendungen. Dasselbe für Fremdleistungen: Das Konto sollte die angesetzten Entgelte enthalten.
Bleibt dort ein Rest, ist das die interessanteste Zahl im ganzen Projekt. Entweder gehört sie nicht dazu — oder es ist Förderung, die niemand beantragt hat. Diese Frage wird ohne den Abgleich nie gestellt.
Das Muster ist übertragbar: Nimm die Zahl, die du berichtest, und such sie in dem System, das sie nicht produziert hat. Zwei Systeme, die dieselbe Wirklichkeit beschreiben, sind der beste verfügbare Fehlerdetektor.
Schritt 5: Browsersteuerung — und was dabei schiefgeht
Portale lassen sich über Playwright bedienen. Wichtig: Der Agent startet ein eigenes Browserfenster mit eigenem Profil. Eure Anmeldung im normalen Browser gilt dort nicht.
Das Verfahren, das funktioniert:
- Der Agent öffnet die Login-Seite im gesteuerten Fenster
- Ihr meldet euch dort selbst an — Passwort und Zertifikat bleiben bei euch
- Der Agent übernimmt und arbeitet in der bestehenden Sitzung weiter
Passwörter gehören nicht in den Chat, und ein Agent braucht sie auch nicht.
Drei Fallstricke, die tatsächlich passiert sind:
Der Statusanzeige nicht trauen. Die grünen und roten Abschnittssymbole des Portals sind Schriftzeichen. Liest ein Agent sie aus dem Seitenquelltext, bekommt er regelmäßig veraltete Werte — und meldet „alles grün”, obwohl zwei Abschnitte offen sind. Verlässlich ist nur ein Screenshot. Wer mit einem Agenten arbeitet, sollte auf visueller Bestätigung bestehen, nicht auf seiner Beschreibung.
Skriptgesetzte Werte werden nicht übernommen. Moderne Formulare halten ihren Zustand in einem eigenen Datenmodell. Ein Wert, der per Skript in ein Eingabefeld geschrieben wird, erscheint auf dem Bildschirm, kommt im Modell aber nicht an — und ist nach dem Speichern weg. Nur echte Tastatureingabe zählt. Das ist langsamer und der Grund, warum ein Agent für ein Formular Minuten statt Sekunden braucht.
Ungespeicherte Änderungen blockieren die Navigation. Formulare mit ungespeichertem Zustand hängen einen Verlassen-Schutz ein. Für einen Agenten äußert sich das als abgebrochene Navigation oder als blockierender Dialog. Vor jedem Abschnittswechsel speichern; wenn doch etwas hängt, ist ein neuer Tab der Ausweg.
Wo der Agent aufhören muss
Beim Einreichen. Das ist unumkehrbar und eine rechtsverbindliche Erklärung. Ein Agent kann alles vorbereiten, aber das letzte Häkchen setzt ein Mensch — nachdem er den Entwurf gelesen hat.
Bei fachlichen Tatsachen. Ob eine Tätigkeit Forschung war, welche Ansätze scheiterten, wie viele Stunden auf welches Vorhaben entfielen — das weiß nur ihr. Ein Agent, der solche Angaben ergänzt, produziert plausibel klingende Falschangaben in einem Dokument mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht.
Ein brauchbarer Agent sagt an dieser Stelle, dass er es nicht weiß.
Bei Annahmen, die als Tatsachen durchgehen könnten. Wo geschätzt werden muss, gehört der Schätzcharakter kenntlich gemacht. Gute Formulare haben dafür ein eigenes Feld.
Der Ablauf in der Übersicht
1. Projektakte anlegen, Arbeitsregeln festschreiben
2. Belege anbinden, Agent erstellt ein Belegverzeichnis
3. Zahlen herleiten, gegen die Buchhaltung gegenrechnen
-> Widersprüche werden offene Punkte mit Betragsrisiko
4. Offene Punkte klären: Fachberatung, eigene Unterlagen
5. Browsersitzung: ihr meldet euch an, der Agent füllt aus
-> Screenshots zur Statuskontrolle einfordern
6. Entwurf herunterladen und lesen
7. Ihr reicht einSchritt 3 und 4 sind die eigentliche Arbeit. Das Ausfüllen ist der einfache Teil.
Was du daraus mitnimmst
Das Muster trägt über Förderanträge hinaus — überall dort, wo ein Prozess klare Regeln hat, fehleranfällig ist und ein hartes menschliches Freigabe-Gate braucht: Jahresabschluss, Ausschreibungen, Zertifizierungsaudits, Zoll- und Exportdokumentation, Compliance-Nachweise.
Drei Dinge sind übertragbar:
- Trenne Fachwissen von Falldaten — technisch, nicht per Konvention. Das entscheidet später, was veröffentlicht werden darf.
- Schreib die Arbeitsregeln auf, bevor der Agent arbeitet. „Primärquelle schlägt Zusammenfassung” ist ein Satz und findet Fehler, die sonst durchgehen.
- Investier in den Abgleich, nicht in die Eingabe. Der Agent ist mittelmäßig im Ausfüllen und stark im Gegenrechnen. Die meisten bauen ihn andersherum ein.
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